 |
PROCEDIMIENTO |
| Atención de Solicitudes por Posibles Eventos de Riesgo en el Territorio | |
| Versión 2 | |
| Código GUE-RPD-PR-002 |
| Proceso Infraestructura | Estado |
| 1. OBJETIVO | ||||||||||||
|
||||||||||||
| 2. ALCANCE | ||||||||||||
|
||||||||||||
| 3. RESPONSABLE | |||
|
| 4. CONDICIONES GENERALES | ||||||||||||
|
||||||||||||
| 5. DEFINICIONES | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA | ||
|
| 7. DESARROLLO |
| QUÉ SE HACE | QUIÉN LO HACE | REGISTRO | CÓMO LO HACE |
|---|---|---|---|
| Solicitar la visita al sitio donde se presenta el riesgo | - ciudadano |
Radicado en ventanilla única a través de: - Documento físico - Correo Electrónico -Transcripción de Petición Verbal |
Mediante oficio, correo electrónico, vía telefónica o personalmente, los ciudadanos solicitan a la Secretaría de Obras Públicas o a la Unidad de Gestión del Riesgo, una visita técnica para hacer valoración del riesgo de las condiciones del sector a visitar. La solicitud debe hacerse a la secretaría, pero radicarla en ventanilla única o a través de correo electrónico contacto@manizales.gov.co para ser radicada en el sistema de gestión documental de la alcaldía de MANIZALES GED-SyQual10 y así poder tener la respectiva trazabilidad del caso. |
| Delegar la realización de la visita | - Secretario de Despacho Obras Públicas |
Sistema de gestión documental de la alcaldía de MANIZALES GED-SyQual10 |
Mediante la entrega del oficio o el requerimiento, los jefes de las Dependencias delegan la realización de la visita en el funcionario que consideren competente. Asignación del GED. |
| Recibir la delegación y programar fecha de visita | - Funcionario Designado |
Agenda Personal |
De acuerdo a la disponibilidad del cronograma o agenda que maneja cada funcionario y del transporte, este programa la visita in situ para dar trámite a la solicitud. |
| Realizar la visita in situ | - Funcionario Designado |
Observación y recolección de información |
En el sitio de la visita, se llega directamente al punto de la problemática, se hace inspección visual y se acompaña de registro fotográfico. De acuerdo a la observación, se analizan las causas del evento y se define si el riesgo es inminente. Si es el caso, deben tomarse medidas inmediatas con la intervención de las entidades u oficinas competentes. Si el riesgo no es inminente, se entra a analizar si es necesario visitar otros puntos del sitio que puedan estar haciendo parte de la problemática o incidiendo en ella. Si es necesario y dependiendo de la dimensión del sitio, se programa nueva visita y se aplica el procedimiento completo, si no, se realiza inmediatamente, Cuando se concluye que la intervención en el sitio puede hacerse a mediano o largo plazo, o no se requiere, se finaliza la visita y se procede a la elaboración del informe. |
| Enviar respuesta al solicitante, con copia a la Entidad que le pueda interesar o que deba intervenir | - Funcionario Designado |
Seguimiento GED - Correo electrónico / Vía ARCO |
El informe de respuesta, se envía al ciudadano o entidad solicitante, y además se compulsan copias a las entidades que, de acuerdo a su competencia, deban estar informadas del evento, deban pronunciarse al respecto o intervenir de acuerdo a la necesidad. |
| Elaborar el informe de visita y respuesta al ciudadano con las respectivas copias y firmas | - Funcionario Designado |
Informe de visita / Oficio de respuesta |
El informe debe contener principalmente lo siguiente: -Descripción de lo observado en el momento de la visita -Identificación del sitio a través de la ficha catastral del predio y/o coordenadas geográficas. -Concepto técnico con las posibles causas del evento, siempre y cuando hayan podido ser evidenciadas en la visita. -Recomendaciones y conclusiones de la visita. |
| - En caso de que por parte de la Unidad de Gestión del Riesgo, que es quien tiene la disponibilidad del recurso, se defina realizar alguna intervención y requiera el apoyo de la Secretaria de Obras Públicas se procede a: Planeación del proyecto |
- Secretario de Despacho Obras Públicas - Profesional Universitario Obras Públicas |
- certificado del plan anual de adquisiciones - certificar proyectos inscritos en el bpim - certificado de disponibilidad presupuestal cdp Documentos precontractuales proyectados. |
Verificar que el proyecto se encuentre registrado en el plan de trabajo de inversión municipal de la respectiva vigencia de lo contrario no podrá ejecutarse. Si se trata de un proceso de estudios y diseños debe elaborarse en primera medida el análisis del sector con el fin de conocer posibles proponentes y presupuesto requerido, y con estos elaborar los demás documentos precontractuales. Si se trata de una construcción de obra nueva, debe tenerse los estudios y diseños revisados y aprobados antes de adelantar el proceso de Licitación Pública, y de forma paralela el proceso de interventoría. Si se trata de obras de mantenimiento y mejoramiento que no requiere estudios y diseños, debe evaluarse la necesidad de contratar interventoría externa para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero y jurídico, y realizar la estructuración de los documentos precontractuales. En la estructuración de los documentos precontractuales de las diferentes modalidades debe tenerse cuidado en la definición de la necesidad en los estudios previos la cual debe justificar la objeto de la consultoría u obra a realizar, adicionalmente debe realizarse el análisis de riesgos los cuales deben ser consignados y evaluados en la matriz de riesgos del proceso contractual dando cumplimiento al principio de planeación contractual. |
| -Documentos del proceso precontractual | - Profesional Universitario Obras Públicas |
GED de contratación |
Después de tener los documentos estructurados, se cargan mediante el GED de Contratación para la revisión de la Secretaría Jurídica y continuar con el proceso contractual en la plataforma Secop II. |
| -Implementar el proceso de la Secretaria Jurídica CÓDIGO PSI-SJM-002 SERVICIOS JURIDICOS en el componente "Contratación de Bienes, Servicios y Obras Públicas" | - Profesional Universitario Obras Públicas - Profesional Universitario |
- hoja de chequeo para el control de procesos contractuales - publicar documentos contractuales en el secop - acta de ajuste para la aplicación de los índices de costos de construcción para contrato de obra pública - acta de cambio de supervisor y/o interventor - acta de iniciación para contrato de obra pública - acta de iniciación para procesos contractuales - acta de liquidación para contratos de obra pública - acta de liquidación para contratos de prestación de servicios o compraventa - acta de pago parcial para contratos de prestación de servicios, compraventa y/o convenios - acta de recibo final para contratos y/o convenios - acta de recibo parcial para contrato de obra pública - acta de reinicio de contratos suspendidos - acta de suspensión para contratos - preacta de obra pública - registro de asistencia a procesos precontractuales - informe de supervisión y/o interventoría para contratos de obra pública - informe de supervisión y/o interventoría para contratos - requisitos estandarizados para la contratación de obra pública - manual de contratación de la alcaldía de manizales - decreto 0346 de 2017 - elaborar la resolución aprobatoria de garantía única - convenio de precios para contratos de obra pública - decreto 0181 de 2017 |
Dando cumplimiento a lo establecido en el procedimiento dela Secretaria Jurídica CÓDIGO PSI-SJM-002 SERVICIOS JURIDICOS en el componente "Contratación de Bienes, Servicios y Obras Públicas". |
| 8. CONTENIDO |
| LISTA DE VERSIONES | ||||||
|
ELABORÓ |
REVISÓ |
APROBÓ |
||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||